En la actualidad, la implementación de la factura electrónica en los sistemas empresariales se ha convertido en una tendencia cada vez más importante. Este avance tecnológico trae consigo numerosos beneficios para las empresas, simplificando y optimizando los procesos de facturación. Además, existen obligaciones legales que deben ser consideradas por ciertos negocios.
En este artículo explicaremos los beneficios de adoptar la factura electrónica en tu ERP, así como las obligaciones que debes conocer en caso de que apliquen a tu situación.
Beneficios de la factura electrónica en tu ERP
Ahorro de costes
La factura electrónica reduce significativamente los gastos asociados con la impresión, envío postal y almacenamiento físico de las facturas. Además, disminuye la necesidad de tareas manuales de procesamiento y conciliación de datos, lo que resulta en un ahorro de tiempo y recursos para tu empresa.
Mayor productividad
La emisión, envío y recepción de facturas electrónicas se lleva a cabo de manera rápida y automatizada. Esto agiliza los procesos administrativos y mejora la productividad al reducir el tiempo dedicado a tareas de facturación manual. Así, tu equipo puede centrarse en actividades de mayor valor agregado.
Reducción de errores
La automatización en la generación de facturas electrónicas minimiza errores de cálculo o de transcripción. Además, la información se transmite de forma precisa, evitando la pérdida de datos durante el proceso. Esto garantiza una mayor exactitud en tus transacciones comerciales.
Cumplimiento fiscal
La factura electrónica cumple con los requisitos legales y fiscales establecidos por las autoridades tributarias. Al utilizarla, tu empresa puede estar segura de que cumple con sus obligaciones fiscales, evitando posibles sanciones o multas.
Seguridad y confidencialidad
La factura electrónica utiliza tecnologías de encriptación y firma digital para garantizar la autenticidad y confidencialidad de los datos. Esto protege la información de posibles manipulaciones o alteraciones, brindando una mayor seguridad en comparación con las facturas en papel.
Fácil almacenamiento
Las facturas electrónicas se pueden almacenar de manera digital, lo que facilita su acceso y búsqueda. Al no depender de archivos físicos, se reduce el espacio de almacenamiento requerido y se minimiza el riesgo de pérdida o deterioro de las facturas.
Obligaciones relacionadas con la factura electrónica
Desde enero de 2015, los proveedores de las Administraciones Públicas están obligados a la presentación de sus facturas por medios electrónicos y desde junio de 2018 los subcontratistas también están obligados a enviarlas a sus contratistas de forma electrónica:
Obligación de enviar facturas electrónicas a las administraciones públicas
Los proveedores de las Administraciones Públicas están obligados a enviar sus facturas de forma electrónica, en un formato estándar (formato XML-Facturae), a través de canales específicos como los puntos de entrada generales FACe o autonómicos. Estas facturas deben ir firmadas con un certificado digital válido y contener los códigos DIR3 del destinatario.
Obligación de recibir facturas electrónicas como contratistas del Estado
Si tu empresa es contratista del Estado, debes cumplir con la obligación de recibir las facturas electrónicas de tus proveedores (subcontratistas). Estas facturas también deben enviarse en un formato estándar (formato XML-Facturae), a través de un canal específico (FaceB2B), e incluir el código DIRe del destinatario.
Además, a partir del año 2022 entrarán en vigor nuevas obligaciones legales que afectarán a algunas empresas en particular:
La Ley Antifraude tiene como objetivo combatir el fraude fiscal mediante la obligación de que las empresas utilicen programas que prevengan la manipulación de facturas, aseguren su trazabilidad y les permitan enviar registros de facturas a la AEAT.
Por otro lado, la Ley Crea y Crece tiene como objetivo combatir la morosidad, estableciendo la obligación para las empresas de facturar electrónicamente a otras empresas y autónomos. Además, se exige que las plataformas de servicios de facturación garanticen la interoperabilidad gratuita, facilitando así la comunicación y el intercambio de información entre los diferentes actores del proceso de facturación.
Herramientas recomendadas para la implementación
Si trabajas con Sage 200, te recomendamos el módulo B2B Router. Esta herramienta permite la gestión automática del envío de facturas tanto a las Administraciones Públicas (FACE) como entre empresas del sector privado (FaceB2B). Por otro lado, si utilizas Odoo, puedes generar facturas electrónicas en formato FacturaE, firmadas con la firma digital, y enviarlas al portal de FACe.
En conclusión, la factura electrónica es una herramienta poderosa que simplifica y optimiza los procesos de facturación en tu empresa. No solo te permite aprovechar numerosos beneficios, como el ahorro de costes, la eficiencia mejorada y la reducción de errores, sino que también te ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales y legales.
